Mengirim Satu Isi Surat Ke Banyak Alamat

Rekan-rekan pernah mengalami ngga masalah kaya gini? Mengirim surat yang isinya sama ke banyak alamat? Seperti mengirim undangan meeting atau undangan ulang tahun atau surat perjanjian ke karyawan baru. Surat-surat itu kan isinya sama persis tapi nama dan alamat-nya beda-beda. Tentu dengan cara manual sangatlah tidak merupakan ide yang baik. Kalau penerima nya cuman 2-3 orang mungkin tidak menjadi masalah, tapi kalau penerima nya di atas 10 orang, cara manual sudah tidak efektif lagi.

Untuk mengatasi hal ini, Microsoft Word menyediakan fasilitas namanya Mail Merge. Dengan Mail Merge ini kita cukup menulis satu induk surat saja lalu kita memasukan daftar penerima-nya. Lalu kita bisa mencetak isi induk surat itu kepada para penerima yang ada di daftar kita. Sangat praktis kan?

Berikut cara penggunaannya:

1. Buka Microsoft Word anda (ya pasti lah…)
2. Klik menu Tools -> Letters and Mailings -> Mail Merge Wizard.
3. Lalu akan muncul panduan Mail Merge, lalu pilih jenis dokumen yang ingin anda buat. Kalau dalam kasus saya, saya pilih Letter. Lalu klik Next: Starting Document (link ada di bagian bawah).
   
4. Di langkah berikutnya, pilih dokumen mana yang ingin anda pakai sebagai induk surat. Karena saya sudah menulis surat sebelumnya, jadi saya pilih Use the current document. Klik Next: Select recipients.
   
5. Di langkah ini, anda akan mengkonfigurasi sumber data penerima anda, jika anda sudah mempunyai daftar, pilih Use an existing list lalu klik Browse dan pilih database penerima anda. Formatnya banyak tapi saya merekomendasikan format Microsoft Access. Pilihan kedua adalah kontak dari Microsoft Oulook. Dalam kasus saya, saya belum mempunyai daftar penerima surat ini jadi saya pilih Type a new list lalu saya klik Create…
   
6. Lalu akan muncul form entri untuk New Address List. Di form ini, kita tinggal menulis data penerima surat ini. Saya pikir navigasi-nya cukup mudah. Untuk membuat entri data baru, klik tombol New Entry (ketika anda klik New Entry, otomatis entri yang sedang anda ketik tersimpan dengan sendirinya). Untuk menghapus klik Delete Entry, mencari klik Find Entry, mengurutkan data berdasarkan field yang kita kehendaki klik Filter and Sort dan jika anda ingin mengurangi atau menambah field entri (misalnya ingin menghilangkan field Title) klik Customize.
   
7. Jika semua data sudah di entri (jangan kuatir kalo ada yang kurang bisa ditambahkan koq nanti), klik Close. Lalu untuk pertama kali-nya saja anda akan di minta mengisi nama file database entri anda. Dan ketika sudah selesai proses penyimpanannya, anda akan di minta mereview lagi daftar penerima anda. Jika centang di hilangkan maka nama tersebut tidak akan masuk dalam daftar (meskipun namanya tetap ada di database).
   
8. Jika review sudah selesai, klik tombol OK di form tersebut. Lalu akan muncul toolbar Mail Merge.
   
   Jika tidak muncul centang menu Tools -> Letters and Mailings -> Show Mail Merge Toolbar.
   
9. Untuk memasukan field-field dari database kita ke dokumen yang sudah ada, klik Insert Merge Field di Mail Merge toolbar. Lalu pilih field mana yang ingin anda masukan ke dokumen tapi sebelumnya letakan dulu kursor anda di tempat di mana data tersebut ingin di tampilkan.
   
10. Sehingga dokumen anda bisa terlihat seperti ini:
    
11. Untuk memperlihatkan data dari field-field yang sudah tertempel di dokumen tekan tombol <ABC> di Mail Merge toolbar. Dan untuk menavigasi data-data anda, klik panah kanan dan kiri di toolbar yang sama.
    
12. Lalu data anda akan terlihat.
    
13. Oya, untuk mencetak gunakan tombol Print di mail merge toolbar. Kalau anda menggunakan tombol print yang biasa kita gunakan (File -> Print), Word akan mencetak dokumen yang sedang di lihat saja dan tidak seluruh dokumen.
    
14. Anda akan di konfirmasi range record yang akan di cetak, kalau ingin semua data di cetak, pilih All (sudah terpilih secara default).
    

Fitur Mail Merge ini sudah menghemat banyak sekali waktu saya. Semoga artikel ini bisa juga membantu menghemat waktu anda ketika anda mengalami masalah yang sama dengan saya.

12 Komentar

Berikan opini anda tentang artikel ini

Nama (required) :
Email (required) :
Web Site/Blog :
Comment :