Mengirim Satu Isi Surat Ke Banyak Alamat

Rekan-rekan pernah mengalami ngga masalah kaya gini? Mengirim surat yang isinya sama ke banyak alamat? Seperti mengirim undangan meeting atau undangan ulang tahun atau surat perjanjian ke karyawan baru. Surat-surat itu kan isinya sama persis tapi nama dan alamat-nya beda-beda. Tentu dengan cara manual sangatlah tidak merupakan ide yang baik. Kalau penerima nya cuman 2-3 orang mungkin tidak menjadi masalah, tapi kalau penerima nya di atas 10 orang, cara manual sudah tidak efektif lagi.

Untuk mengatasi hal ini, Microsoft Word menyediakan fasilitas namanya Mail Merge. Dengan Mail Merge ini kita cukup menulis satu induk surat saja lalu kita memasukan daftar penerima-nya. Lalu kita bisa mencetak isi induk surat itu kepada para penerima yang ada di daftar kita. Sangat praktis kan?

Berikut cara penggunaannya:

  1. Buka Microsoft Word anda (ya pasti lah…)
  2. Klik menu Tools -> Letters and Mailings -> Mail Merge Wizard.
  3. Lalu akan muncul panduan Mail Merge, lalu pilih jenis dokumen yang ingin anda buat. Kalau dalam kasus saya, saya pilih Letter. Lalu klik Next: Starting Document (link ada di bagian bawah).
    Step 1
  4. Di langkah berikutnya, pilih dokumen mana yang ingin anda pakai sebagai induk surat. Karena saya sudah menulis surat sebelumnya, jadi saya pilih Use the current document. Klik Next: Select recipients.
    Langkah 2
  5. Di langkah ini, anda akan mengkonfigurasi sumber data penerima anda, jika anda sudah mempunyai daftar, pilih Use an existing list lalu klik Browse dan pilih database penerima anda. Formatnya banyak tapi saya merekomendasikan format Microsoft Access. Pilihan kedua adalah kontak dari Microsoft Oulook. Dalam kasus saya, saya belum mempunyai daftar penerima surat ini jadi saya pilih Type a new list lalu saya klik Create…
    Create a new list
  6. Lalu akan muncul form entri untuk New Address List. Di form ini, kita tinggal menulis data penerima surat ini. Saya pikir navigasi-nya cukup mudah. Untuk membuat entri data baru, klik tombol New Entry (ketika anda klik New Entry, otomatis entri yang sedang anda ketik tersimpan dengan sendirinya). Untuk menghapus klik Delete Entry, mencari klik Find Entry, mengurutkan data berdasarkan field yang kita kehendaki klik Filter and Sort dan jika anda ingin mengurangi atau menambah field entri (misalnya ingin menghilangkan field Title) klik Customize.
    Entri form
  7. Jika semua data sudah di entri (jangan kuatir kalo ada yang kurang bisa ditambahkan koq nanti), klik Close. Lalu untuk pertama kali-nya saja anda akan di minta mengisi nama file database entri anda. Dan ketika sudah selesai proses penyimpanannya, anda akan di minta mereview lagi daftar penerima anda. Jika centang di hilangkan maka nama tersebut tidak akan masuk dalam daftar (meskipun namanya tetap ada di database).
    Review recipient
  8. Jika review sudah selesai, klik tombol OK di form tersebut. Lalu akan muncul toolbar Mail Merge.
    Mail merge toolbar
    Jika tidak muncul centang menu Tools -> Letters and Mailings -> Show Mail Merge Toolbar.
    Centang Mail Merge Toolbar menu
  9. Untuk memasukan field-field dari database kita ke dokumen yang sudah ada, klik Insert Merge Field di Mail Merge toolbar. Lalu pilih field mana yang ingin anda masukan ke dokumen tapi sebelumnya letakan dulu kursor anda di tempat di mana data tersebut ingin di tampilkan.
    Insert Merge Field
  10. Sehingga dokumen anda bisa terlihat seperti ini:
    Dokumen yang sudah diberi label merge
  11. Untuk memperlihatkan data dari field-field yang sudah tertempel di dokumen tekan tombol <ABC> di Mail Merge toolbar. Dan untuk menavigasi data-data anda, klik panah kanan dan kiri di toolbar yang sama.
    navigasi
  12. Lalu data anda akan terlihat.
    hasil
  13. Oya, untuk mencetak gunakan tombol Print di mail merge toolbar. Kalau anda menggunakan tombol print yang biasa kita gunakan (File -> Print), Word akan mencetak dokumen yang sedang di lihat saja dan tidak seluruh dokumen.
    Cetak semua data
  14. Anda akan di konfirmasi range record yang akan di cetak, kalau ingin semua data di cetak, pilih All (sudah terpilih secara default).
    Opsi cetak

Fitur Mail Merge ini sudah menghemat banyak sekali waktu saya. Semoga artikel ini bisa juga membantu menghemat waktu anda ketika anda mengalami masalah yang sama dengan saya.

Artikel-artikel Yang Berhubungan Dengan Artikel Ini

15 Komentar

Didie Pribadi  on March 5th, 2009

Thanks, atas sharingnya mas….
Mudah2an bermanfaat bagi saya & teman2 yang lain…
Masih ditunggu, ilmu yang laennya….
Salam…

Buddy  on March 5th, 2009

Bagus… Banget mas..

Hitung Ngulang Mata pelajaran TI di Sma dulu..

Mas, sy mw tanya ada cara install S.Operasi LInux.

Kalo ada tolong dibahas ya mas…

Bart. Edi  on March 5th, 2009

@Buddy: Wah hebat SMU udah di ajari mail merge 😀 dulu saya SMA aja komputer kaga ada….
@Didie Pribadi: Thanks ya atas komentar positif-nya, semoga sedikit bermanfaat…

samsudin  on March 5th, 2009

Maksa Bang telah bagi2 Ilmunya………….

hany  on March 5th, 2009

great blog, gimana cara posting tampilan jendela wordnya pak?

artikel terakhir hany | [Sahlan] Ngobrol yukk

Bart. Edi  on March 5th, 2009

@hany: thanks atas tanggapan positifnya, untuk posting tampilan word saya memakai kombinasi tombol Prt Scr dan PhotoScape. Hehehe yang gratis masalahnya… sebetulnya ada banyak yang lebih canggih seperti Corel Capture tapi saya sudah terbiasa dengan cara Prt Scr lalu paste ke Photoscape.

aik  on March 6th, 2009

smart blog mas…sukses y..keep simple & innovative

Bart. Edi  on March 6th, 2009

@aik: makasih atas dukungan semangatnya…. semangat… semangat…

bhosep  on March 8th, 2009

apa ga di anggap spamming tuh hasil akhirnya..
klo misalnya saya mo nambah link di akhir kata. supaya temen2 yg di undang langsung menuju tempatnya gt.

Bart. Edi  on March 8th, 2009

@bhosep: Ini kaga email lho…. ini untuk pengiriman surat konvensional… 😀

SUSANTO HIDAYAT  on March 23rd, 2009

Wah, heboh….

Meski sudah lama kenal Mail Merge, tapi karena jarang pake jadi diingatin…. numun.

Gali dan ungkap terus, hal-2 “tersembunyi lainnya”. banyak manfaatnya kok….

Bart. Edi  on March 23rd, 2009

@SUSANTO HIDAYAT: ya ini salah satu fungsi dasar yang membedakan komputer dengan mesin ketik hehehehe

desi  on November 18th, 2010

it’s usefull
thanks ya,….

pakDE-Nanto  on January 11th, 2012

Yah pas mencari yang ini bos terima kasih ya…
Masih bayak belajar tentang olah kata…
Biasanya olah foto …
BTW thank …
pakDE-Nanto´s last blog post ..HOME

krizt  on February 29th, 2012

sayang postingannya sudah lama sekali, mudah-mudahan masih bisa dibalas.
Pertanyaannya adalah kalo untuk menampilkan banyak data dalam 1 halaman mail merge apakah bisa dilakukan. dan jika bisa, apakah pada saat halaman kedua bisa mengurutkan langsung dari halaman pertama…

Mohon solusinya mengenai hal ini pak…

terima kasih sebelumnya

Berikan opini anda tentang artikel ini

CommentLuv badge