Edi Susanto dot Com » Word Room

Buat Surat Kontrak Dengan Lebih Mudah

Bart. Edi — Fri, 19 Mar 2010 22:14:42 +0000

Membuat surat kontrak, tentu tidak terlepas dari membuat bagian untuk penandatanganan surat kontrak itu. Memang sih hal yang sepele, cuman kadang hal ini bisa jadi sangat menjengkelkan. Sebelumnya ketika memakai cara konvensional, saya berpikir untuk membuat satu cara yang lebih efektik untuk mempermudah pekerjaan ini.

Biasanya kita menulis bagian tanda tangan dengan menulis langsung dari kiri, Pihak 1 lalu kita tekan tombol tab atau spasi untuk menulis lagi pihak 2 lalu tekan untuk untuk membuat namanya.

Masalah akan timbul ketika kita akan mengganti tulisannya misalnya akan di ganti Penerima dan Pemberi, maka kita harus adjust lagi satu persatu.

Sebetulnya secara simpel kita dapat membuat ini menjadi praktis, berikut ide saya:

Buat Table 2 x 1 (2 kolom satu baris).
Lalu tulis Pihak 1 di kolom 1 dan Pihak 2 di kolom 2.
Dengan sistem table ini, anda bisa memberikan atribut yang beda pada masing-masin kolom tanpa mempengaruhi kolom yang lain.
Untuk masalah border table yang terlihat, anda bisa blok table-nya lalu klik tombol pengaturan border dan pilih No Border.
Nah, sekarang kan seakan-akan tidak memakai table sehingga bisa terlihat rapi.

Sekarang pekerjaan saya bisa lebih rapi dan efisien. Semoga membantu…

Melihat Isi Dokumen Microsoft Word Dengan Cepat

Bart. Edi — Tue, 07 Jul 2009 11:29:05 +0000

Untuk mengatur beberapa file dokumen Microsoft Word kita tentu bukan pekerjaan yang berat jika jumlahnya hanya beberapa saja, tetapi akan menjadi pekerjaan yang sangat berat jika jumlah dokumen kita sangat banyak. Seperti yang saya alami hari ini, secara tidak sengaja hard drive rekan kerja saya mengalami musibah, yaitu terformat secara tidak sengaja. Sehingga jalan satu-satunya adalah dengan merestore kembali partisi yang telah terformat tersebut. Sayangnya hasil restorisasi tidak mengembalikan sepenuhnya seperti semula. Seperti semua file dokumen Word milik dia sekarang mempunyai nama File01.doc dan seterusnya.

Untuk mengembalikannya mau tidak mau harus memakai cara manual, yaitu merename nya satu persatu! Tentu itu tidak tugas ringan, yaitu membuka satu-per satu file lalu merename nya sesuai dengan isi file tersebut. Lalu saya mempunyai satu ide, yaitu menampilkan isi file dokumen tersebut secara cepat, dengan cara mengubah view mode dokumen menjadi Preview.

Berikut langkahnya:

Buka Microsoft Word anda.
Buka dialog Open, dengan klik Menu -> Open atau menekan tombol Ctrl + O.
Ubah Views ke Preview.
Nah, sekarang kita tinggal arahkan tombol arah kita ke bawah untuk melihat isi dokumen tersebut secara cepat.

Cara ini bisa mempersingkat pekerjaan kita untuk me-rename file-file dokumen kita sesuai isinya. Semoga bermanfaat…

Tambah Koleksi Clip Art Anda

Bart. Edi — Tue, 10 Mar 2009 22:28:44 +0000

Tidak usah di ragukan lagi, bahwa clip art sangat membantu kita dalam memperindah tampilan dokumen kita. Baik itu dokumen resmi maupun tidak resmi semacam undangan ulang tahun dan sebagainya. Saya juga biasanya menggunakan clip art dari Microsoft Office untuk memperindah blog-blog saya. Tapi sayangnya jika kita mengandalkan koleksi clip art yang kita dapatkan dari instalasi default Microsoft Office tentu anda akan kecewa. Hal ini di sebabkan karena sangat terbatasnya koleksi yang included di dalam bawaan instalasi Microsoft Office.

Tapi jangan kuatir, Microsoft tetap menyediakan bagi kita koleksi clip art yang sangat besar untuk kita gunakan dan hebatnya lagi secara gratis (Ya saya tahu kita memang harus beli license Microsoft Officenya dulu ).

Nah, artikel ini akan menunjukan pada kita bagaimana menambahkan dan menggunakan clip art dari Microsoft Online.

Dalam kasus ini saya akan menggunakan Microsoft Word sebagai perantara saya untuk mengunduh clip art-clip art online tersebut. Tetapi di kemudian waktu anda bisa menggunakan clip art unduhan tersebut di dalam Microsoft Excel dan Microsoft PowerPoint (dan aplikasi yang lainnya yang tergabung dalam Microsoft Office tetapi di beberapa aplikasi yang sudah mendukung OLE, kita juga bisa menggunakan clip art gallery milik Microsoft Office).
Setelah Microsoft Word terbuka, klik menu Insert lalu klik ikon Clip Art di ribbon bar.
Clip Art" src="http://www.edisusanto.com/wp-content/uploads/2009/03/clipart.jpg" alt="Insert -> Clip Art" width="278" height="118" />
Lalu sidebar Clip Art akan muncul di layar sebelah kanan. Lalu klik combo Search in lalu pastikan Web Collections sudah dalam keadaan tercentang. Opsi ini tentu akan mengikut sertakan koleksi clip art online milik Microsoft. Lalu ketikan kata kunci clip art yang anda inginkan di isian Search for dan terakhir klik tombol Go.
Ada kemungkinan jika ini adalah pencarian kita yang pertama kali, anda akan di tanya tentang pengikut sertaan pencarian online, jawab Yes aja.
Lalu Microsoft Word akan mencari clipart dengan kata kunci yang anda maksud. Kalau dalam artikel ini saya akan mencari clip art “komputer”. Setelah menunggu beberapa detik, akan keluar hasilnya dalam bentuk thumbnail-thumbnail.
Untuk memasukan clip art yang anda inginkan ke dalam dokumen anda, arahkan mouse anda ke gambar yang anda maksud dan klik panah ke bawah pilih menu Insert atau anda bisa langsung klik clip art tersebut.
Nah, ini dia clip art setelah dimasukan ke dalam dokumen Word saya.
Perlu di ketahui bahwa hasil cari tidak akan di simpan secara otomatis ke dalam clip art galery. Untuk memasukan clip art kesayangan kita dari hasil cari online ini, lakukan seperti langkah 6, hanya saja pilih menu Make Available Offline…
Lalu simpan ke dalam folder gallery pilihan anda, jika anda ingin membuat folder tersendiri, klik tombol New lalu berikan nama yang representatif.

Oya, untuk melihat hasil unduhan, anda bisa klik link Organize clips… di side bar Clip Art bagian bawah. Semoga artikel ini bermanfaat bagi rekan-rekan.

Mengirim Satu Isi Surat Ke Banyak Alamat

Bart. Edi — Wed, 04 Mar 2009 23:54:30 +0000

Rekan-rekan pernah mengalami ngga masalah kaya gini? Mengirim surat yang isinya sama ke banyak alamat? Seperti mengirim undangan meeting atau undangan ulang tahun atau surat perjanjian ke karyawan baru. Surat-surat itu kan isinya sama persis tapi nama dan alamat-nya beda-beda. Tentu dengan cara manual sangatlah tidak merupakan ide yang baik. Kalau penerima nya cuman 2-3 orang mungkin tidak menjadi masalah, tapi kalau penerima nya di atas 10 orang, cara manual sudah tidak efektif lagi.

Untuk mengatasi hal ini, Microsoft Word menyediakan fasilitas namanya Mail Merge. Dengan Mail Merge ini kita cukup menulis satu induk surat saja lalu kita memasukan daftar penerima-nya. Lalu kita bisa mencetak isi induk surat itu kepada para penerima yang ada di daftar kita. Sangat praktis kan?

Berikut cara penggunaannya:

Buka Microsoft Word anda (ya pasti lah…)
Klik menu Tools -> Letters and Mailings -> Mail Merge Wizard.
Lalu akan muncul panduan Mail Merge, lalu pilih jenis dokumen yang ingin anda buat. Kalau dalam kasus saya, saya pilih Letter. Lalu klik Next: Starting Document (link ada di bagian bawah).
Di langkah berikutnya, pilih dokumen mana yang ingin anda pakai sebagai induk surat. Karena saya sudah menulis surat sebelumnya, jadi saya pilih Use the current document. Klik Next: Select recipients.
Di langkah ini, anda akan mengkonfigurasi sumber data penerima anda, jika anda sudah mempunyai daftar, pilih Use an existing list lalu klik Browse dan pilih database penerima anda. Formatnya banyak tapi saya merekomendasikan format Microsoft Access. Pilihan kedua adalah kontak dari Microsoft Oulook. Dalam kasus saya, saya belum mempunyai daftar penerima surat ini jadi saya pilih Type a new list lalu saya klik Create…
Lalu akan muncul form entri untuk New Address List. Di form ini, kita tinggal menulis data penerima surat ini. Saya pikir navigasi-nya cukup mudah. Untuk membuat entri data baru, klik tombol New Entry (ketika anda klik New Entry, otomatis entri yang sedang anda ketik tersimpan dengan sendirinya). Untuk menghapus klik Delete Entry, mencari klik Find Entry, mengurutkan data berdasarkan field yang kita kehendaki klik Filter and Sort dan jika anda ingin mengurangi atau menambah field entri (misalnya ingin menghilangkan field Title) klik Customize.
Jika semua data sudah di entri (jangan kuatir kalo ada yang kurang bisa ditambahkan koq nanti), klik Close. Lalu untuk pertama kali-nya saja anda akan di minta mengisi nama file database entri anda. Dan ketika sudah selesai proses penyimpanannya, anda akan di minta mereview lagi daftar penerima anda. Jika centang di hilangkan maka nama tersebut tidak akan masuk dalam daftar (meskipun namanya tetap ada di database).
Jika review sudah selesai, klik tombol OK di form tersebut. Lalu akan muncul toolbar Mail Merge.

Jika tidak muncul centang menu Tools -> Letters and Mailings -> Show Mail Merge Toolbar.
Untuk memasukan field-field dari database kita ke dokumen yang sudah ada, klik Insert Merge Field di Mail Merge toolbar. Lalu pilih field mana yang ingin anda masukan ke dokumen tapi sebelumnya letakan dulu kursor anda di tempat di mana data tersebut ingin di tampilkan.
Sehingga dokumen anda bisa terlihat seperti ini:
Untuk memperlihatkan data dari field-field yang sudah tertempel di dokumen tekan tombol di Mail Merge toolbar. Dan untuk menavigasi data-data anda, klik panah kanan dan kiri di toolbar yang sama.
Lalu data anda akan terlihat.
Oya, untuk mencetak gunakan tombol Print di mail merge toolbar. Kalau anda menggunakan tombol print yang biasa kita gunakan (File -> Print), Word akan mencetak dokumen yang sedang di lihat saja dan tidak seluruh dokumen.
Anda akan di konfirmasi range record yang akan di cetak, kalau ingin semua data di cetak, pilih All (sudah terpilih secara default).

Fitur Mail Merge ini sudah menghemat banyak sekali waktu saya. Semoga artikel ini bisa juga membantu menghemat waktu anda ketika anda mengalami masalah yang sama dengan saya.

Buat Garis Pemisah Di Microsoft Word

Bart. Edi — Fri, 27 Feb 2009 22:47:22 +0000

Ketika saya mau menulis artikel ini, terus terang saya agak bingung kasi judulnya, jadi kalau judulnya agak lucu hehehe maklum ngetiknya jam 1 malam jadi kadang mata ama otak udah tinggal 20 watt. Tapi intinya, seperti yang anda ketahui bahwa Microsoft Word mempunyai fitur AutoCorrect, nah dengan fitur itulah kita akan membuat garis-garis pemisah dengan sangat mudah.

Untuk menggunakan fitur ini, pastikan bahwa opsi Border lines di centang. Opsi ini berada di menu Tools -> AutoCorrect, klik tab AutoFormat As You Type.

Dengan fitur ini, jika anda bisa membuat beberapa macam garis dengan hanya mengetikan 3 kali dari salah satu karakter di bawah ini:

Saya sih nemunya baru itu sih (mungkin anda mempunyai karakter lain?). Anda bisa mencobanya dengan mengetikannya secara langsung di halaman Word anda.

Berikut garis yang dihasilkan dari karakter-karakter tersebut diatas.

Selamat mencoba dan semoga artikel ini berguna. Oya, artikel ini untuk melengkapi artikel saya yang berisi dengan isi yang sama.

Simpan Konfigurasi Margin Word

Bart. Edi — Mon, 14 Jul 2008 00:00:18 +0000

Biasanya kita mempunyai standard margin sendiri dalam proyek yang diketik dalam Microsoft Word. Dan Microsoft pun sudah menentukan besaran margin bagi para penggunanya. Tentunya hal ini sangat menjengkelkan kalau kita harus set ulang setiap kali kita membuat file baru. Tapi tentu Microsoft sudah membuat cara agar kita dapat menyimpan konfigurasi margin sesuai dengan kehendak kita.

Setelah kita buka dan membuat project Word kita, buka Page Setup form dengan klik menu File – Page Setup. Ubahlah besaran margin sesuai dengan kehendak anda. Setelah semua diberi angka sesuai dengan harapan, lalu klik tombol Default yang ada dibawah.

Setelah di tombol Default di klik, anda akan di-konfirmasi bahwa aksi ini akan mengubah file normal.dot, jawab Yes aja dengan klik Yes. Maka margin milik anda akan menjadi standard untuk project Word yang sedang anda kerjakan dan bagi project-project selanjutnya dan anda tidak perlu untuk setting ulang terus-menerus.

Mudah kan?

Kehebatan Lain Dari AutoCorrect

Bart. Edi — Wed, 07 May 2008 17:34:07 +0000

Microsoft Word memiliki satu fasilitas yang bagus untuk membantu tugas kita dalam mengetik. Fasilitas itu dinamai Auto Correct kalau dibahasa Indonesia-kan adalah koreksi automatis (automatis itu bahasa Indonesia atau Inggris ya? hehehehe). Jadi jika anda tidak sengaja menulis ejaan yang salah, maka AutoCorrect akan mengkoreksinya buat anda mengetik ‘teh’ maka Word akan automatis merubahnya menjadi ‘the’. Tapi disayangkan bahwa fasilitas ini hanya berlaku untuk bahasa Inggris di installasi standard-nya. Tapi anda bisa menambahkan kosakata-kosakata anda sendiri, tapi kali ini saya tidak membicarakan tentang hal itu. Kita akan melihat kehebatan-nya dari sisi lain.

Langsung saja, dengan Auto Correct ini anda bisa menyingkat membuat separator dalam dokumen anda. Misalnya anda ingin membuat garis lurus dibawah kalimat anda, tinggal ketik ‘___’ atau ketik tiga karakter underscore(tanpa karaketer ‘) dan tekan Enter, and viola… anda langsung dapat garis lurus dalam sekejap.

Anda bisa mencobanya dengan karakter *, #, -, ~. Dan lihat hasilnya.