Edi Susanto dot Com » Excel Room

Gunakan Replace Aja…

Bart. Edi — Sat, 22 May 2010 18:24:30 +0000

Jika rekan-rekan mempunyai masalah seperti si rajabrewok ini, yaitu menghilangkan karakter-karakter tertentu yang tidak diinginkan dalam sheet atau range cell di dokumen Excel anda, mungkin trik sederhana berikut ini bisa membantu rekan-rekan.

Sebetulnya masalahnya apa sih? Begini kalau apa yang saya tangkap dari kesulitan mas rajabrewok adalah menghilangkan karakter Rp dan titik separatornya.

Saya yakin ada cara dengan formula seperti REPLACE yang dapat menggantikan karakter tertentu menjadi karakter lain. Tapi ada trik yang sangat sederhana yang mungkin bisa menggantikan penggunaan formula REPLACE tersebut. Yaitu menggunakan menu Find & Replace.

Berikut langkahnya:

Blok dulu data yang ingin anda ubah format datanya atau ingin menghilangkan karakter tertentu-nya. Atau jika ingin mengubah semua dalam satu sheet anda tidak perlu blok.
Tekan kombinasi tombol Ctrl + H, untuk memanggil menu Replace.
Karena dalam kasus ini kita ingin menghilangkan karakter Rp , ketikan Rp di Find what dan biarkan kosong untuk input Replace what. Lalu tekan tombol Replace All.
Semua karakter Rp akan hilang, untuk menghilangkan karakter titik, ulangi langkah 3 tapi isikan karakter titik (.) di masukan Find what, maka semua titik akan hilang sekarang anda bisa mengolah data tersebut seperti angka biasa.

Semoga bisa membantu…..

Mengenal Formula VLOOKUP

Bart. Edi — Thu, 11 Feb 2010 22:37:50 +0000

Kali ini kita akan belajar tentang formula Excel VLOOKUP. VLOOKUP digunakan untuk mengambil nilai dari suatu tabel yang sudah kita tentukan. Misalnya rekan-rekan mempunyai satu tabel yang berisi dengan data karyawan, dan kita ingin di sheet penggajian, ketika di ketik nomor induk (NIK)-nya secara otomatis keluar nama dan jabatan, VLOOKUP akan membantu anda.

Langsung aja ya, karena VLOOKUP membutuhkan tabel sumber data, maka anda harus membuatnya terlebih dahulu. Dalam kasus saya ini, saya akan membuat tabel yang berisi dengan data karyawan, saya mensimulasikannya dengan membuat kolom NIK, Nama Karyawan dan Jabatan.

Nah, lalu buat tabel pekerjaan, dalam kasus saya adalah tabel penggajian karyawan. Dalam tabel ini saya menginginkan ketika saya mengetikan NIK dari salah satu karyawan, maka nama dan jabatan-nya akan muncul secara otomatis. Disinilah anda akan memakai VLOOKUP, VLOOKUP mempunyai sintaks seperti ini: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup).

Penjelasannya sebagai berikut:

lookup_value: adalah cell atau range cell yang akan di isi dengan NIK yang akan di minta, dalam kasus ini terletak di tabel penggajian.
table_array: adalah cell atau range cell yang berisi data sumber anda.
col_index_num adalah akan menampilkan kolom keberapa dari data sumber anda. Kalau dalam contoh saya di atas berarti NIK adalah kolom 1, nama jabatan adalah kolom 2, dst.
range_lookup diisi dengan FALSE atau TRUE. Parameter ini jika di isi dengan TRUE atau dikosongkan akan mencari data persis sama dengan data sumber dan sebaliknya.

Misalnya, jika saya mempunyai range pencarian data dari B4 sampai B17, dan data sumber di Sheet Reff dan mempunyai range cell B3 sampai D12 dan anda akan menampilkan nama karyawan, maka anda dapat menuliskan rumus seperti ini: =VLOOKUP($B$4:$B$17;Reff!$B$3:$D$12;2).

Jika VLOOKUP tidak mendapati data atau permintaan data maka dia akan menghasilkan Not Available string yaitu N/A, untuk ‘membersihkan’-nya anda dapat menggabungkan dengan rumus ISERROR sehingga rumus akan menjadi seperti ini: =IF(ISERROR(VLOOKUP($B$4:$B$17;Reff!$B$3:$D$12;2));""; (VLOOKUP($B$4:$B$17;Reff!$B$3:$D$12;2))).

Mudah bukan? Rekan-rekan dapat mengambil contoh VLOOKUP di-sini.

Melihat Data Dengan Peringkat Tertentu

Bart. Edi — Fri, 18 Dec 2009 10:51:21 +0000

Jika kita mempunyai satu range data penjualan misalnya, pasti kita ingin juga menganalisanya. Salah satu analisa yang sering di lakukan terhadap data penjualan adalah dengan melihat peringkat dari data-data tersebut atau ingin melihat di angka berapakah penjualan dengan peringkat 3. Kalau ingin melihat peringkat pertama sih, kita bisa menggunakan formula MAX yang akan menampilkan nilai tertinggi dari satu kumpulan data.

Nah, untuk melihat data dengan peringkat alias urutan tertentu, kita bisa menggunakan formula LARGE untuk melihat peringkat dari peringkat terbesar dan formula SMALL untuk melihat sebaliknya. Penggunaan kedua formula tersebut tidaklah susah. Untuk menggunakan LARGE kita dapat menuliskan formula tersebut dengan aturan sebagai berikut: =LARGE(range_data; urutan_yang_diinginkan). Penggunaan SMALL juga sama, yaitu =SMALL(range_data; urutan_yang_diinginkan).

Misalnya kita mempunyai data di cell B4 sampai B24, dan kita ingin mengetahui data dengan peringkat 2 tertinggi, kita bisa menuliskan formula-nya seperti berikut: =LARGE($B$4:$B$24;2). Sebaliknya jika kita ingin mengetahui rangking 2 dari data terkecil dari range data yang sama dengan contoh di atas, anda bisa menuliskannya sebagai berikut =SMALL($B$4:$B$24;2).

Cukup mudah kan? Jika ingin melihat contoh secara lengkapnya, Anda dapat mengambilnya di sini.

Semoga artikel ini bisa sedikit berguna.

Menghitung Jumlah Cell Yang Terisi

Bart. Edi — Thu, 17 Dec 2009 13:26:27 +0000

Langsung aja, di artikel ini kita akan belajar kebalikan dari cara menghitung jumlah cell yang kosong di Microsoft Excel. Rumus yang kita gunakan ada COUNTA.

Untuk pemakaian COUNTA sama persis dengan COUNTBLANK, yaitu =COUNTA(range_cell). Misalnya data kita ada di cell A1 sampai A20, maka kita dapat menuliskannya sebagai berikut =COUNTA(A1:A20).

Sebagai hasilnya adalah jumlah cell dalam range yang terisi dengan data. Anda dapat mengambil contoh yang saya sediakan jika kurang jelas.

Semoga membantu…

Mengelompokan Data Excel

Bart. Edi — Mon, 19 Oct 2009 06:58:20 +0000

Dengan berkembangnya jumlah data di baris spreadsheet kita, kadang ‘memaksa’ kita untuk menyembunyikan beberapa baris agar tampilan terlihat tetap ringkas dan mudah terbaca. Untuk menyembunyikan baris-baris data yang tidak di perlukan, biasa kita akan menggunakan menu Hide. Sebetulnya cara ini sudah benar, tetapi tetapi saja ada kelemahannya, yaitu baris-baris data yang telah di sembunyikan seringkali benar-benar tidak terlihat oleh kita dan tidak jarang akan menimbulkan kebingungan bagi kita untuk menemukan baris-baris data yang telah di sembunyikan.

Dan untungnya Excel membuat lagi satu fitur yang menarik, yaitu Group dan Ungroup. Dengan Group kita dapat menyembunyikan baris-baris yang kita inginkan, dengan memperlihatkan di samping kiri baris-baris seperti gambar di bawah ini:

Untuk mengelompokan baris, sangat mudah. Tinggal blok range baris yang ingin anda kelompokan, lalu klik menu Data dan klik tombol Group (untuk Microsoft Office 2007 sedangkan untuk versi sebelumnya klik tombol Data -> Group and Outline).

Untuk menyembunyikan baris yang di Group, tinggal klik tanda minus (-). Dan untuk membuka kelompok baris yang di sembunyikan tinggal klik tanda plus (+) seperti gambar di bawah ini.

Dan untuk melepaskan baris-baris yang telah kita kelompokan, tinggal akses menu Data -> Ungroup (Microsoft 2007 sedangkan untuk versi sebelumya, klik menu Data -> Group and Outline -> Ungroup.

Selamat mencoba…

Mengenal Formula SUMIFS

Bart. Edi — Mon, 12 Oct 2009 16:45:19 +0000

Penjumlahan dengan kriteria tertentu bisa dilakukan dengan formula SUMIF dengan sangat sederhana. Hanya saja ada kelemahannya ketika menggunakan SUMIF untuk menghitung data dengan range nilai untuk kriteria. Misalnya ingin menghitung data dari tanggal 1 sampai 7. Jika memakai SUMIF, kita harus menambahkan hasil SUMIF dengan kriteria 1, lalu dengan kriteria 2 dan ini menjadi tidak efisien. Untuk hal itu di MS Office 2007, Excel menyediakan formula dengan kegunaan SUMIF tetapi dengan multi kriteria, formula baru tersebut bernama SUMIFS.

Penggunaan SUMIFS menjadi lebih sederhana, karena kita diijinkan memasukan kriteria terhadap sum range lebih dari 1. Misalnya kita ingin menjumlahkan data dari nomor 1 sampai dengan 7 (pada file contoh yang saya sertakan). Kolom kriteria ada di range A4 sampai A16 dan sum range dari C4 sampai C16. Maka untuk menjumlakannya jika kita memakai formula SUMIF maka kita harus harus menuliskan rumus sebagai berikut:

=SUMIF(A4:A16;1;C4:C16)+SUMIF(A4:A16;2;C4:C16)+SUMIF(A4:A16;3;C4:C16)+SUMIF(A4:A16;4;C4:C16)+SUMIF(A4:A16;5;C4:C16)+SUMIF(A4:A16;6;C4:C16)+SUMIF(A4:A16;7;C4:C16)

Tapi dengan SUMIFS kita cukup menuliskan seperti ini:

=SUMIFS($C$4:$C$16;$A$4:$A$16;">=1";$A$4:$A$16;"<=7")

Jauh lebih efisien kan? Jika kita melihat contoh SUMIFS diatas maka sintaks formula nya adalah sebagai berikut: SUMIFS(sum_range; range_kriteria_1; kriteria_1; range_kriteria_2; kriteria_2... dst)
Semoga membantu.

Menulis Jam Dengan Lebih Cepat

Bart. Edi — Sun, 28 Jun 2009 09:09:12 +0000

Jika anda adalah seorang staff HRD, tentu menuliskan atau mengurus absensi karyawan adalah pekerjaan seharia anda. Saya pun pernah merasakan ngga enaknya menuliskan data jam dalam jumlah banyak. Bagi saya yang membuat ketidak nyamanan penulisan jam adalah pada tanda titik dua (:). Untungnya, hal ini bisa di buat lebih mudah.

Caranya cukup mudah:

Klik kanan di cell dimana kita akan menuliskan data jam, anda bisa membloknya dulu jika kita ingin memformat pada banyak cell sekaligus, lalu pilih menu Format Cells…
Di Category, pilih Custom, lalu ketikan 00″:”00. Kemudian klik tombol OK.
Nah, sekarang coba ketikan 4 angka jam tanpa tanda titik dua, Excel akan otomatis menambahkan tanda titik dua pada data anda.

Semoga artkel ini bisa bermanfaat…

Mengetahui Tanggal Akhir Bulan

Bart. Edi — Tue, 16 Jun 2009 23:59:03 +0000

Tanggal terakhir dari satu bulan biasanya adalah tanggal ‘penting’ dalam pelaporan keuangan kita. Biasanya saya ketika membuat satu laporan keuangan, saya melihat kalender di atas meja kerja saya dan memasukannya ke sheet Excel satu satu persatu secara manual. Tentu hal ini adalah suatu pekerjaan yang merepotkan dan menjemukan. Sebetulnya Excel sudah menyediakan satu formula untuk menangani hal ini.

Formula ato rumus tersebut adalah EOMONTH. Penggunaannya sangatlah mudah yaitu =EOMONTH(tanggal, offset). Untuk tanggal kita tinggal menuliskan sebuah tanggal di satu bulan yang ingin kita lihat tanggal akhir bulannya, untuk offset adalah apakah kita ingin memajukan atau memundurkan bulan dari data yang kita masukan. Misalnya jika tanggal saya isi dengan 06/06/2009, jika offset saya isi dengan 0 maka hasil yang ditampilkan adalah bulan yang bersangkutan dan jika saya masukan nilai offset adalah 2 maka yang ditampilkan di hasil adalah akhir bulan dari 2 bulan setelah Juni yaitu Agustus.

Nah, langsung saja pada contoh dari rumus ini. Jika saya ingin melihat tanggal terakhir dari bulan Juni, maka rumus yang harus saya tulis adalah =EOMONTH(6/6/2009, 0). Untuk tanggal bisa anda tuliskan sembarang asal bulannya adalah bulan yang anda ingin cari tanggal terakhirnya.

Oya, anda perlu mengaktifkan Add-ins Analysis ToolPak (melalui menu Tools -> Select Add-ins…) untuk menggunakan rumus ini. Hanya sebagai catatan, ketika saya mencobanya di Excel 2007 saya tidak mendapatkan kesalahan dalam penggunaan EOMONTH ini.

Untuk melihat contoh rumus ini, anda dapat mengunduhnya di sini.

Menghitung Cell Yang Kosong

Bart. Edi — Wed, 03 Jun 2009 16:41:47 +0000

Dalam pengisian dari data-data yang kita lakukan di Microsoft Excel, terkadang ada beberapa cell yang kita biarkan kosong, karena memang tidak ada entry value untuk cell itu. Hal itu bisa terjadi karena memang tidak ada penjualan misalnya di hari itu sehingga kita membiarkannya kosong. Jika memang demikian keadaannya, tentu kita suatu kali pernah ingin menghitung, berapa kali sih tidak ada penjualan? Atau berapa banyak cell yang kosong?

Daripada kita menghitung secara manual, ada satu formula milik Microsoft Excel untuk melakukan tugas tersebut. Formula tersebut ada COUNTBLANK.

Penggunaan dari COUNTBLANK sangat mudah, tinggal ketik =COUNTBLANK(range_awal:range_akhir). Misalnya range isian omzet ada di cell B2 sampai B10, maka penulisan formula yang benar adalah =COUNTBLANK(B2:B10).

Maka dengan cepat kita bisa mengetahui berapa cell-kah yang dibiarkan dalam keadaan kosong. Anda bisa mengunduh contoh file artikel ini.

Semoga bermanfaat….

Memberi Simbol Mata Uang

Bart. Edi — Sun, 31 May 2009 16:25:29 +0000

Seringkali dalam membuat laporan keuangan, kita harus mencantumkan simbol mata uang rupiah sehingga yang membaca tahu bahwa nilai itu adalah nilai nominal uang. Hal ini sebetulnya sepele sih, hanya tidak ada salah-nya saya menulis tentang cara pemberian simbol mata uang di dalam laporan kita ini (keliatan baru ngga dapat ide menulis artikel hehehehe…). Untuk itu saya ingin menulis 2 cara pemberian simbol mata uang negara kita (Rupiah).

Sebelumnya, cek dulu apakah setting regional kita sudah mengarah ke negara kita, Indonesia. Caranya:

Klik Start -> Control Panel.
Di Control Panel, klik ganda Regional and Language Options.
Pastikan di combo Customize to choose your own format: adalah Indonesia, begitu juga dengan Location.
Klik tombol OK, nah sekarang kita sudah siap memberikan simbol mata uang-nya di Excel.

Cara yang pertama:

Blok cell yang ingin di beri simbol.
Klik kanan range cell yang telah terblok itu, pilih menu Format Cells…
Di tab Number, pilih Currency, pilih isian combo Symbol dengan Rp.
Klik OK untuk mengeksekusi format-nya.

Cara yang kedua:

Memakai formula DOLLAR. Formula ini akan menambahkan secara otomatis suatu nilai dengan mata uang negara pada setting Regional and Language Options.
Cara penggunaannya sangat mudah, =DOLLAR(cell_dari_nilai_yang_ingin_diberi_simbol_dollar). Misalnya nilai ada di cell A1, maka penggunaannya cukup dengan mengetik =DOLLAR(A1).
Untuk contoh penggunaan formula DOLLAR, bisa di unduh di sini.

Semoga bermanfaat…